残業ゼロを目指す！フローチャートを活用した業務フロー改善とは？

仕事で効率的に働き、残業を減らしたり、タスクを消化するだけではなく未来へ投資するような時間の使い方ができるようになりたいと感じている人は少なくないのではないでしょうか。自分自身の時間の使い方を見直すことも重要ですが、日々の業務で人と連携している部分や、仕事の流れ全体の中で自分がどの部分をになっているのかなど、「業務フロー」全体を見直すことで、大きく仕事の効率が改善できる可能性があります。では業務フローを見直すためには、どのようなやり方が効果的なのでしょうか。一つの手法としてフローチャートを活用した業務フロー改善についてご紹介します。

業務フローを改善できる「フローチャート」とは？

フローチャートとは、仕事の流れや手順を図で表したもので、コンピューターのプログラミングや業務管理などに活用されることが多いフレームワークです。業務やシステムの流れを言葉だけで表現するのではなく、図形や矢印などを使って、わかりやすく可視化したものとイメージしてもらうと良いでしょう。フローチャートには書き方の基本ルールがあり、業務の最初と最後を示す必要があったり、使用する図形に意味があったりします。決して難しいものではないですが、初めて作る場合は、Miroのようなオンラインホワイトボードツールが提供しているフローチャート作成ツールを活用することで、簡単に作ることができます。

フローチャートで業務フローを書いてみよう

あなた自身が行っている業務フローを実際に書いてみましょう。改善したい業務フローはどのようなものでしょうか。一日の業務フローでも良いですし、一つのプロジェクトフローを考えてみるのも良いでしょう。業務の始まりと終わりを定義し、その間に発生する事柄を図形や矢印を使って書き出していきます。書いていく中で、確認プロセスが長くかかってしまうところや、やり直しが多いところなど、時間や手間がかかっているところが見えてくるはずです。

フローチャートをもとに、業務改善のアクションを考えよう

フローチャートを活用して、全体の業務フローが把握できたら、どこをどのように改善するかを考えてみましょう。一日の業務フローであれば、定時までにそもそも業務が完了するようなフローが構築されているでしょうか？毎日夕方のタイミングで新しいタスクが生まれてしまうような構造になってるとするならば、そこを改善しない限り、残業ゼロという目標達成は厳しいはずです。このように業務フロー全体を見直し、そこから自分自身の仕事の仕方などにブレイクダウンして考えていくことで、根本的な原因が見つかり、本質的な改善へと繋げることが可能になります。

毎日の働き方を改善させたいと感じている方は、フローチャートを活用して業務フローの見直しを行ってみてはいかがでしょうか？